GDEBA: ¿Qué es y por qué es importante para un docente?
La Gestión Documental Electrónica Buenos Aires (GDEBA) es un sistema implementado por el Gobierno de la Provincia de Buenos Aires que busca optimizar, digitalizar y agilizar la tramitación de documentos oficiales y expedientes en la administración pública provincial.
El sistema permite a los funcionarios y empleados públicos crear, gestionar, archivar, y rastrear documentos de manera electrónica.
Esto no solo facilita el acceso a la información y mejora la eficiencia operativa, sino que también promueve la transparencia y la rendición de cuentas.
Además de las funcionalidades internas para los funcionarios y empleados, GDEBA también puede brindar servicios al público, como permitir a los ciudadanos rastrear el estado de sus trámites o acceder a documentos públicos de forma online.
¿Por qué GDEBA es importante para los docentes?
El GDEBA es importante para cualquier docente dado que en el sistema puede consultar expedientes o trámites realizados en cualquier SAD o dependencia correspondiente a Educación.
La consulta de expediente en GDEBA es fundamental para conocer el proceso o estado de nuestra solicitud, a continuación te dejamos una guía de como hacerla:
- Lo primero será ingresar al sitio web de consultas de expendientes de GDEBA.
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- Una vez allí, debemos completar con dos datos que son obligatorios:
Característica y Año de Caratulación - Asegurate de clickear en «No soy un robot» para superar el Captcha.
- Una vez que completes todo, colocá en BUSCAR.
Consultar el Expediente estando logueado en GDEBA
En el caso que ya estés registrado y logueado a GDEBA podés hacerlo fácilmente desde tu propio panel de control como se realiza en este video tutorial del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires:
¿Cuál es la relación entre el ABC Servado y GDEBA?
Muchas veces podremos encontrar que las disposiciones de búsquedas o convocatorias de cargos se resuelven mediante publicación de boletines oficiales en GDEBA.
Adicionalmente la planilla de convocatoria de cargos hacia los SAD se presenta y firma digitalmente a través del sistema GDEBA.
¿Existen capacitaciones para aprender a usar GDEBA?
Efectivamente, el Gobierno de la Provincia de Buenos Aires, realiza regularmente capacitaciones sobre el sistema GDEBA que incluyen entre otras cosas el aprendizaje de la pasarela con los respectivos items que podremos encontrar en ella.
Las capacitaciones de GDEBA, que se dirigen a todos los trabajadores de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires, son organizadas por la Dirección Provincial de Mejora Administrativa. Esta entidad es parte de la Subsecretaría de Gobierno Digital del Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros.
Estos entrenamientos tienen la finalidad de enseñar cómo usar las herramientas y funcionalidades que ofrece la plataforma GDEBA.
GDEBA se divide en varios módulos, cada uno diseñado para realizar diferentes tareas:
- El módulo de Escritorio Único y Comunicaciones Oficiales (EU y CCOO) cubre la gestión de datos personales, períodos de licencia, la creación y firma de notas y memos, y la consulta de documentos oficiales, entre otros.
- El módulo de Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) aborda las características de los documentos, los diferentes formatos, la creación y firma de documentos, y las consultas de documentos oficiales.
- El módulo de Expediente Electrónico (EE) se centra en la caratulación, vinculación de documentación, guarda temporal y consultas, entre otras funciones.
Las capacitaciones se ofrecen de manera virtual para llegar a toda la Provincia.
Se utilizan videotutoriales, textos informativos y cuestionarios evaluativos en una plataforma educativa.
Las inscripciones abren semanalmente, y puedes inscribirte haciendo click aquí.
Ventajas de GDEBA de Provincia de Buenos Aires
Eficiencia Administrativa
Permite la digitalización y automatización de los procesos administrativos, lo que facilita una mayor eficiencia y rapidez en la gestión de los documentos.
Reducción del Uso de Papel
Al ser un sistema digital, ayuda a reducir la dependencia del papel en la administración pública. Esto no solo es beneficioso desde un punto de vista ecológico, sino que también reduce los costos asociados con la impresión y el almacenamiento de documentos físicos.
Acceso y Transparencia
Permite a los ciudadanos y funcionarios acceder a los documentos de manera remota y en cualquier momento. Esto proporciona una mayor transparencia y facilita el acceso a la información.
Seguimiento de Expedientes
El sistema permite el seguimiento en tiempo real de los expedientes, lo que aumenta la transparencia y ayuda a evitar retrasos en el procesamiento.
Seguridad y Conservación
Asegura la integridad y la seguridad de los documentos. La digitalización también facilita la conservación de los documentos, ya que no están sujetos a la degradación física.
Interoperabilidad
El sistema puede interactuar con otros sistemas digitales, lo que facilita la coordinación entre diferentes departamentos y niveles de gobierno.
Aunque GDEBA ofrece muchas ventajas, también es importante tener en cuenta que la implementación y el uso de sistemas de gestión documental electrónica requieren formación y adaptación por parte de los usuarios y pueden presentar desafíos en términos de acceso digital para ciertos segmentos de la población.
Hugo Rosa
Inspector Jefe Distrital de Merlo | Profesor Nacional de Educación Física (D.G.C. y E.) | Coordinador General de Portal Docente